De digitale wegwijzer

Introductie

Wat is digitale transformatie?

Digitale transformatie heeft minder met technologie te maken dan je denkt. De term wordt nogal eens als synoniem voor digitalisering gebruikt, maar is dat niet. Dit is het verschil:

• Digitalisering is het gebruik van digitale technologieën: online een ticket kopen, vergaderen via Teams, je collectie registreren in een collectiemanagementsysteem.
• Digitale transformatie gaat over wat je vervolgens met die digitale technologieën doet: welke processen zijn ervoor nodig? Hoe blijf je producten en diensten ontwikkelen die passen bij de huidige tijd? En welke veranderingen in je bedrijfsmodel zijn daarvoor nodig?

De makkelijkste manier om het verschil te onthouden is:

• Digitalisering is een instrument
• Digitale transformatie is een proces

Let wel, een doorlopend proces dat betrekking heeft op alle aspecten van je organisatie: de bedrijfscultuur, de strategie, processen, relaties en vaardigheden van je medewerkers. Iedereen binnen je organisatie is erbij betrokken. Van de baliemedewerkers tot de conservators en van de social mediamanager tot de gebouwbeheerder. (DEN, 2024)

Waarom is digitale transformatie belangrijk?

Je scant een QR-code om meer over een object te weten te komen, stuurt een appje dat je later komt en post over je museumbezoek op social media. Kortom, je leeft in een wereld waarin de digitale en de fysieke realiteit steeds meer in elkaar overlopen.

En waar dat voor jou geldt, geldt het al helemaal voor je toekomstige bezoekers: de generatie die is opgegroeid in een volledig digitale wereld. Zij zijn vertrouwd met digitale technologieën en verwachten dat musea deze op innovatieve manieren inzetten.

Als er een situatie heeft aangetoond hoe kwetsbaar fysieke instellingen zonder digitale alternatieven zijn, is het de coronapandemie wel. Een sterke digitale aanwezigheid helpt je voorbereid te zijn op onverwachte situaties en toekomstige veranderingen.

Digitale transformatie maakt het mogelijk om collecties, tentoonstellingen en educatieve programma’s toegankelijk te maken voor een wereldwijd publiek. Bezoekers die anders fysiek niet in staat zijn om het museum te bezoeken, kunnen zo alsnog deelnemen.

Met digitale oplossingen voor collectiebeheer en ticketverkoop kun je interne processen optimaliseren. Data-analyse zorgt ervoor dat je je bezoekers beter leert kennen, waardoor je betere tentoonstellingen en projecten kunt ontwikkelen. Tools als augmented reality (AR), virtual reality (VR) en artificial intelligence (AI) bieden nieuwe manieren om verhalen te vertellen.

En reken maar dat je toekomstige bezoekers daar nieuwsgierig naar zijn. Kortom, om als museum te overleven is digitale transformatie essentieel. De digitale wegwijzer helpt je daarbij.

Wat is de digitale wegwijzer?

In de digitale wegwijzer brengen we samen met de digitally ambitious – professionals uit zowel het museale- als het digitale werkveld – in kaart wat digitale transformatie betekent voor de museumsector. We bouwen voort op de inzichten van Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) en DEN, kennisinstituut voor cultuur & digitale transformatie.

Laagdrempelige kennisdeling is het doel: van elkaar leren en niet opnieuw het wiel uitvinden. We voeden je met achtergrondinformatie en nieuwe inzichten en bieden je handige toolkits om zelf mee aan de slag te gaan.

Dit hebben we verdeeld over drie onderwerpen:

1. Digitaal collectiebeheer (voor registrars en collectiebeheerders)
2. Digitale interactie (voor marketeers, communicators en educators)
3. Digitale bedrijfsvoering (voor directies en bedrijfsvoerders)

Ieder onderwerp focust op de belangrijkste ontwikkelingen die op hun beurt weer voorzien van zijn van best practices; succesvolle projecten en bewezen strategieën van musea die je voorgingen. Het zijn geen kant-en-klare oplossingen, maar waardevolle inzichten en inspiratiebronnen.

De digitale wegwijzer wordt bovendien doorlopend up to date gehouden, waardoor je altijd op de hoogte bent van actuele ontwikkelingen voor jouw praktijk.

Hoe werk je ermee?

De digitale wegwijzer is een gespreksstarter, bedoeld om samenwerking en reflectie binnen de museumsector te stimuleren. Samen werken we aan een toekomstbestendige museumsector die klaar is voor het publiek van de toekomst.

Per onderwerp vind je concrete adviezen, aangevuld met inspirerende voorbeelden en keerzijden om rekening mee te houden. Samenwerken staat centraal: door krachten te bundelen kun je de noodzakelijke stappen zetten waarmee je digitale transformatie doorvoert in alle lagen van je organisatie.

Aan de slag!

Doe voordat je met de digitale wegwijzer aan de slag gaat de Digitale Transformatie Scan van DEN. Zo weet je waar je museum staat met betrekking tot digitale transformatie en waar je het best kunt beginnen.

Digitaal Collectiebeheer

Hey collectiebeheerder,

Je kent ze vast: Axiell Collections (het vroegere Adlib), Atlantis, Memorix, TMS, Kleksi, ZCBS. Collectiemanagementsystemen waarin je objecten registreert, beheert en digitaliseert. Mocht je nu denken: dit zegt me helemaal niks, ik beheer onze collectie in een Excel-bestand. Ook dan ben je hier op de goede plek.

Wat is digitaal collectiebeheer?

Digitaal collectiebeheer is het proces van organiseren (registreren, catalogiseren), bewaren en toegankelijk maken van objecten. Vaak doe je dit met behulp van gespecialiseerde software: het collectiemanagementsysteem. Hierin zitten de ‘metadata’ van je museum: alle historische en actuele informatie over de collectie.

Waarom is digitaal collectiebeheer belangrijk?

Door je collectie digitaal te beheren zorg je ervoor dat cultureel erfgoed duurzaam bewaard blijft. Het maakt je collecties bereikbaar en zorgt ervoor dat ze sneller en beter doorzoekbaar zijn.

Wanneer je digitaal collectiebeheer onderdeel maakt van je digitale transformatie, verrijk je niet alleen de verhalen over je collectie, maar vergroot je ook de interactie met je publiek. Door virtuele rondleidingen bijvoorbeeld, het gebruik van 3D-scans of digitale tentoonstellingen. Bovendien maakt het je collectiebeheer effectiever, efficiënter en duurzamer.

Dat wil iedereen natuurlijk, maar hoe bereik je dat?

Gebruik de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed

In de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed hebben erfgoedorganisaties, softwareleveranciers en het ministerie van OCW afspraken vastgelegd hoe je je collectie digitaal bewaart, registreert en publiceert.

Zorg ervoor dat je erfgoed:

• Zichtbaar is. Gebruikers kunnen je collectie makkelijk vinden en beleven.
• Bruikbaar is. Je collectie is verbonden met erfgoedinformatie van andere organisaties.
• Houdbaar is. Het blijft voor de langere termijn beschikbaar.

Hoe doe je dat?

1. Maak een plan. Zomaar je collectie digitaliseren of online zetten heeft geen zin. Bedenk eerst wat je precies wilt doen, voor wie je dat doet en hoe je dit aanpakt. Noteer dit in een informatieplan dat aansluit bij de missie van je museum.
2. Digitaliseer je collectie toekomstbestendig. Je collectie digitaliseren kost veel tijd en moeite en dus heeft het geen zin dit voor de korte termijn te doen. Je wilt dat je collectie voor altijd toegankelijk blijft, of in ieder geval voor de lange termijn. Dit doe je door bestanden veilig op te slaan, voorzien van de juiste informatie. De Wegwijzer duurzaamheidsbeleid van de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed helpt je hierbij.
3. Gebruik het juiste collectiemanagementsysteem (CMS). Kies een CMS waarmee je de collectie van je museum kunt verbinden met erfgoedinformatie van andere organisaties. Het Termennetwerk van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) helpt je gestandaardiseerde termen te formuleren, het Datasetregister zorgt ervoor dat collecties vindbaar zijn.
4. Verbind je collectie met andere collecties. Bied je collectie niet alleen op je eigen site aan, maar op een zogenaamd dienstplatform: een themawebsite. Dienstplatformen zijn volop in ontwikkeling. NDE heeft hier een handige handleiding voor ontwikkeld: de Architectuurblauwdruk voor dienstplatformen. Houd altijd rekening met de manier waarop mensen digitaal erfgoed gebruiken. De Gedragsprofielen Digitaal Erfgoed van NDE bieden inzicht.

Hoe upgrade je jullie collectiebeheer?

Om je als museum te ontwikkelen tot dynamische, toegankelijke en toekomstbestendige beheerder van cultureel erfgoed, focussen we op drie belangrijke ontwikkelingen. Ontwikkelingen die je collectiebeheer toekomstbestendig maken.

1. Linked Open Data (LOD). Linked Open Data verbindt informatie uit verschillende bronnen en maakt er open en herbruikbare informatie van. Zo kunnen computers verbanden leggen en mensen betere informatie vinden.
2. 3D-scantechnologie. Het analyseren van een object in de echte wereld om digitaal gegevens over de vorm en het uiterlijk te verzamelen. Hiermee kun je vervolgens (digitale) 3D-modellen maken.
3. Dataopslag. Het archiveren van je gegevens op afstand, in plaats van fysiek op je computer, zodat ze altijd en overal via een netwerk (meestal internet) toegankelijk zijn.

Linked Open Data

De kans is groot dat jouw museum erfgoed digitaal beschikbaar maakt. Via publicaties, de website, online projecten. Misschien kun je zelfs jullie collectie online doorzoeken. Bibliotheken, archieven, kennisinstituten en collega-musea doen dit ook. Hierdoor liggen er overal brokjes informatie verspreid op het web. Dat maakt ernaar zoeken lastig.

Daarom wordt er samen met het Netwerk Digitaal Erfgoed en het ministerie van OCW gewerkt aan een digitale infrastructuur: een netwerk om dat verspreide erfgoed te verbinden. (De Nationale Strategie Digitaal Erfgoed geeft hier richting aan.)

Linked Open Data (LOD) spelen hier een belangrijke rol in. Het is een manier om data (gestructureerde informatie over objecten) te koppelen aan andere data. Een soort digitaal netwerk, dus. Het idee is dat elk object in je collectie digitaal wordt gekoppeld aan relevante informatie online, zodat wanneer je een object bekijkt, je met één klik meer informatie krijgt over de maker, de historische periode, toepassingen en gerelateerde objecten. (Spoorboekje Digitalisering Erfgoedcollecties, 2024)

Wat zijn Persistent Identifiers (PIDs)?

Om Linked Open Data te kunnen maken heb je ‘PIDs’ nodig; Persistent Identifiers. Dit zijn unieke, blijvende verwijzingen naar digitale objecten, beeldmateriaal, documentatie en/of tentoonstellingen.

PIDs blijven altijd hetzelfde, zelfs als de locatie of de naam van het object verandert. Dat is handig, want zo voorkom je verwarring of dubbele identificatie. Ze zijn vaak onderdeel van gestandaardiseerde systemen, waardoor PIDs gemakkelijk gebruikt kunnen worden in verschillende platforms en databronnen. Je kunt ze makkelijk terugvinden en volgen.

Waarom zijn Linked Open Data belangrijk?

LOD maken het beheren en presenteren van je collectie dynamischer en boeiender voor je publiek. Het stelt bezoekers in staat om dieper in te gaan op de verhalen achter de objecten en verbanden te leggen tussen verschillende objecten. Dit vergroot de betrokkenheid van je publiek en verrijkt hun museumervaring.

Door je data als LOD te publiceren kun je ze niet alleen gemakkelijk delen op je eigen site, maar ook op elk extern platform, denk bijvoorbeeld aan thematische of provinciale sites. Bovendien kunnen collecties over de grenzen van afzonderlijke erfgoedinstellingen aan elkaar gekoppeld worden.

LOD zorgt er namelijk voor dat je data deelt ‘vanuit de bron’; anderen gebruiken jouw data in plaats van dat ze er kopieën van maken. Voorzie jij de bron van een update, dan updaten alle PIDs automatisch mee. Zo beschikt iedereen altijd over de meest recente versie en bespaar je jezelf en je collega’s een hoop werk.

Je kunt je collectie verbinden met die van andere musea, bibliotheken, archieven en wetenschappelijke instellingen. Zo creëer je niet alleen nieuwe verhalen en contexten, het maakt het bovendien voor gebruikers makkelijker om (gerelateerde) informatie te vinden.

Aan de slag met Linked Open Data

Steeds meer leveranciers ontwikkelen functionaliteiten die het maken van PIDs automatiseren en publicatie volgens LOD mogelijk maken. Maak je geen zorgen, ook als je je collectie in Excel beheert is het mogelijk om data als LOD te publiceren. 

Wat houdt het in?

1. Gebruikmaken van duurzame identifiers.
2. Het verrijken en verbinden van je data met informatie van andere organisaties door te linken naar URI’s van gestandaardiseerde termen via het Termennetwerk.
3. Erfgoedinformatie publiceren als Linked (Open) Data.
4. Datasets – en daarmee je collectie vindbaar maken voor anderen – via het Datasetregister.
5. Voor digitaal toegang tot beeldcollecties gebruikmaken van de internationale standaard IIIF. Raadpleeg de Requirements of Collection Management Systems voor technische standaards of verwijs je leverancier hiernaar.

Hulp nodig?

1. De PIDwijzer helpt je de meest geschikte duurzame identifier voor je collectie te kiezen. 
2. Het Dataprofiel Collectieinformatie voor het publiek helpt je objecten publieksvriendelijk te registreren, zonder de basis uit het oog te verliezen.
3. Bestaande termen, personen en plaatsen die je hebt geregistreerd kun je nu al verbinden aan URI’s uit het Termennetwerk, ook als je geen gebruik maakt van een collectiemanagementsysteem. Hoe je dat doet? Raadpleeg de handleiding van Shannon van Muijden, voormalig datamanager bij het Zuiderzeemuseum. Bekijk ook eens de factsheet Je collectieregistratie verrijken met termen, opgesteld door Erfgoedhuis Zuid-Holland.
4. Heb je een (ander) collectiemanagementsysteem nodig? Of een upgrade van een bestaand systeem? Het project Versnellen van het Netwerk Digitaal Erfgoed biedt zowel inhoudelijke als financiële ondersteuning.
5. Raadpleeg voor alle technische details de Requirements for Collection Management Systems (of verwijs je leverancier hiernaar).
6. Maak gebruik van het Spoorboekje Digitalisering Erfgoedcollecties om je collectie zichtbaar, bruikbaar en houdbaar te maken.
7. Laat je informeren door de erfgoedcoach van je provincie.
8. Kom je handen te kort? Klop aan bij een van de datawerkplaatsen. Hier helpen zogenaamde datacleaners je met het verbeteren en verrijken van je informatie.

De Zuiderzeecollectie is een samenwerkingsverband van 29 musea rondom het IJsselmeer (de voormalige Zuiderzee) met als doel de geschiedenis en cultuur van het Zuiderzeegebied zo volledig mogelijk over te brengen. Dat doen deze musea door hun objecten digitaal, als LOD te publiceren, volgens de richtlijnen van de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed.

Deze data zijn vervolgens verrijkt met informatie uit externe bronnen als:
● De cultuurhistorische thesaurus voor termen en doorkoppelingen naar artikelen op Wikipedia.
● RKD artists voor kunstenaarsinformatie.
● GeoNames voor locatie-informatie.

Doelstelling
Belangrijke doelstelling van het project is de vindbaarheid vergroten. Dat lukt alleen als elk deelnemend museum hun materiaal voorziet van eenduidige termen. Als het ene museum een bank een bank noemt, en het andere museum noemt het een sofa, dan wil je als platform wel dat een bezoeker beide resultaten boven water krijgt als hij zoekt op ‘bank’. Om dit makkelijker te maken is een handige tool ontwikkeld: de zoekmachine van het termennetwerk.

Het resultaat
Zo vertelt de Zuiderzeecollectie een groter verhaal over het Zuiderzeegebied, met meer samenhang, dwarsverbanden en diepgang.

⭢ Meer weten? Ga naar de website!

3D-scantechnologie

Met 3D-scantechnologie analyseer je een fysiek object of omgeving om digitaal gegevens over de vorm en het uiterlijk te verzamelen. Hiermee kun je vervolgens (digitale) 3D-modellen maken. Denk aan ‘voelbare’ objecten voor blinde en slechtziende bezoekers of virtuele rondleidingen langs objecten die anders niet zichtbaar zouden zijn.

Waarom is 3D-scantechnologie belangrijk?

3D-scantechnologie maakt nieuwe vormen van het presenteren en ervaren van collecties mogelijk. Daarmee maakt het je collectie toegankelijker. Ineens kan iemand aan de andere kant van de wereld wél jouw museum bezoeken, zij het virtueel.

Bovendien zorgt het tot een verminderde fysieke belasting van je collectie zelf. Een vijftiende -eeuws kledingstuk dat vanwege het kwetsbare materiaal niet vaak op zaal gepresenteerd kan worden, is dankzij 3D-scantechnologie altijd online te zien. Je kunt er nog flink op inzoomen ook, zodat je kunt zien welke technieken er gebruikt zijn om het stuk in elkaar te zetten.

Aan de slag met 3D-scantechnologie

Nauwkeurige, virtuele representaties van objecten kun je maken met behulp van 3D-scanners, 360 gradenfoto’s of fotogrammetrie (meten door middel van fotografie), afhankelijk van het object.

Wat houdt het in? Het 3D-scannen van objecten vereist:

1. Goede scanners (handscanners of vaste scanners)
2. Software voor modelleren
3. Voldoende opslagcapaciteit

Kosten variëren van enkele duizenden euro’s voor apparatuur tot professionele diensten. Daarnaast kost het behoorlijk wat tijd. Onderzoek daarom samenwerkingsmogelijkheden. Vaak zijn bijvoorbeeld hogescholen en universiteiten in je regio hier al mee bezig. Mogelijk hebben zij de kennis en apparatuur in huis, maar geen objecten. Match made in heaven!

Hulp nodig?

Het digitaal beschikbaar maken van je collectie in 3D kan op steeds meer manieren gefinancierd worden. Ook voor kunst-, cultuur- en erfgoedfondsen is dit inmiddels een duurzame en toekomstbestendige manier om collecties te beheren en behouden.

1. De regeling Digitalisering Erfgoed van het Mondriaan Fonds ondersteunt het digitaal beschikbaar maken van je collectie.
2. Cultuurloket DigitALL ondersteunt je digitale transformatie.
3. Digitaal-erfgoed-coaches zijn op de hoogte van alle regelingen en helpen je graag op weg.

In de collectie van het Centraal Museum bevindt zich een unieke 18e-eeuwse scheepsglobe, in kwetsbare staat. De globe geeft de reis weer die het VOC-schip Berkenrode in 1731 van Batavia naar Nederland ondernam, maar de tekst hiervan is nog nauwelijks leesbaar.

Om deze gegevens voor de toekomst te bewaren heeft het museum, samen met de Factum Foundation for Digital Technology in Preservation uit Madrid en het ArtLab van de Universiteit Utrecht, een replica van de huidige staat laten maken.

Voor de replica is gebruik gemaakt van twee 3D-scantechnieken:
● Fotogrammetrie.
● Het zogenaamde Selene-systeem.

Wat is fotogrammetrie?
Met fotogrammetrie zijn meerdere foto’s vanuit verschillende hoeken op korte afstand (ongeveer 50 cm) gemaakt. Op die manier ontstaat een virtueel 3D-model met een textuurkaart van het oppervlak in hoge resolutie. De data werden verwerkt met behulp van Reality Capture-software.

Wat is het Selene-systeem?
Het Selene-systeem werd ingezet om nog meer detail vast te leggen. Dit systeem maakt vier foto’s van hetzelfde gebied (elk belicht vanuit een andere richting) om zeer fijne details van het oppervlak vast te leggen. Het is ideaal voor objecten met een ondiep reliëf, zoals kaarten en tekeningen.

Het resultaat
Op basis van deze data is de 3D-replica gemaakt; een optimaal resultaat van duurzaam digitaal collectiebeheer, ontwikkeling in onderzoeksmethodieken en kennisdeling. De Factum Foundation leverde technologische expertise en apparatuur, de universiteit bood tijd, ruimte en kennis en het Centraal Museum heeft een globe voor de eeuwigheid.

⭢ Meer weten? Ga naar de website!

Dataopslag

Dataopslag is een voorwaarde voor duurzaam, veilig digitaal collectiebeheer, Linked Open Data en 3D-scanning. Het correct opslaan en beheren van objectgegevens, multimedia, onderzoek en administratieve gegevens is essentieel voor het behoud en het toegankelijk houden van je collectie.

Wat is dataopslag?

Simpel gezegd is dataopslag het opslaan van digitale informatie in een apparaat of systeem, zodat het later kan worden opgevraagd, gebruikt of bewerkt. Een fundamenteel concept voor jou als collectiebeheerder en essentieel voor vrijwel alle digitale processen.

Grofweg zijn er twee vormen van dataopslag: lokale opslag (je slaat informatie op een fysieke computer op) en cloudopslag.

Cloudopslag

Veel musea stappen over naar cloudopslag in systemen als Google Drive, OneDrive en iCloud. Het is een flexibele manier om grote hoeveelheden data op externe servers, die toegankelijk zijn via internet, op te slaan.

Het voordeel van cloudopslag is dat het makkelijk op te schalen is als je dataverbruik toeneemt. Het biedt back-upmogelijkheden en beveiliging tegen fysieke schade aan lokale servers. Het nadeel is dat het een internetverbinding vereist en bescherming tegen cyberaanvallen en datalekken.

Datamanagement

Of je nu kiest voor cloudopslag of lokale opslag (in systemen als Axiell Collections, TMS of in good old Excel) je hebt altijd goed datamanagement nodig. Dit betekent dat je een strategie ontwikkelt voor het beheren, beveiligen en beschermen van je data.

Het opstellen van een robuust en veerkrachtig datamanagementplan is geen overbodige luxe. Hoe doe je dit?

• Documenteer hoe data worden verzameld, opgeslagen, beheerd en gedeeld.
• Definieer verantwoordelijkheden binnen het team (wie heeft toegang tot wat?)
• Kies een systeem dat past bij de behoeften van je museum.
• Integreer andere tools, zoals beeldbanken of publiekstoepassingen.
• Implementeer standaarden en richtlijnen (gebruik bijvoorbeeld gestandaardiseerde terminologie en formaten om consistentie te waarborgen).
• Zorg voor back-ups, beveiligingsupdates en onderhoud van de infrastructuur.
• Gebruik encryptie voor gevoelige gegevens en stel toegangscontroles in.
• Train medewerkers (over het gebruik van systemen, de omgang met data, en het belang van datakwaliteit)
• Voer periodieke audits uit om te controleren of systemen naar behoren werken en data correct is opgeslagen.

Om rekening mee te houden binnen digitaal collectiebeheer

1. Het onderhoud van een digitale infrastructuur (door middel van software-updates, bijvoorbeeld) brengt doorlopend kosten met zich mee, maar je hoeft niet altijd met de beste en duurste systemen te werken. Ga bijvoorbeeld voor de functionaliteiten die het Netwerk Digitaal Erfgoed onderschrijft in het project Versnellen.

2. Het beheren van geavanceerde digitale systemen is best ingewikkeld. Het kan natuurlijk dat je deze kennis niet in huis hebt. Gelukkig worden er verschillende, laagdrempelige trainingen aangeboden die ervoor zorgen dat je binnen no time helemaal bij bent. Bij de DEN Academie bijvoorbeeld of via Netwerk Digitaal Erfgoed en provinciale erfgoedhuizen.

3. Van nature is niemand fan van verandering, hoe vooruitstrevend je ook bent. Weerstand voelen tegen nieuwe technologie – en al helemaal tegen veranderingen in werkprocessen – is dus heel normaal. Daarom is het belangrijk om begrip te tonen en weerstand te respecteren. Zorg dat iedereen goed geïnformeerd is en luister naar bezwaren. Netwerk Digitaal Erfgoed en DEN organiseren regelmatig bijeenkomsten waarin veel ruimte is voor vragen. Ook digitale erfgoedcoaches kunnen je helpen. 

Digitaal collectiebeheer samengevat

Wat is digitaal collectiebeheer?
Digitaal collectiebeheer is het organiseren, bewaren en toegankelijk maken van erfgoed via gespecialiseerde software, zoals collectiemanagementsystemen. Deze systemen verzamelen metadata en creëren een digitaal overzicht van je collectie.

Waarom is digitaal collectiebeheer essentieel?
Met digitale systemen wordt cultureel erfgoed duurzaam bewaard en beter toegankelijk, in lijn met de doelstellingen van de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed. Je kunt je collectie doorzoekbaar maken en verhalen verrijken via interactieve technieken als 3D-scans en virtuele rondleidingen. Dit versterkt de verbinding met je publiek en maakt het beheer effectiever en efficiënter.

Drie actuele ontwikkelingen
1. Linked Open Data (LOD). Door gegevens slim te koppelen aan andere bronnen, worden collecties relevanter en contextrijker.
2. 3D-scantechnologie. Virtuele objecten bieden nieuwe manieren om collecties te presenteren en beschermen kwetsbare stukken.
3. Dataopslag. Cloudoplossingen en goed datamanagement garanderen veilige en toegankelijke opslag van collectiedata.

Ondersteuning
Organisaties als Netwerk Digitaal Erfgoed en DEN en fondsen als het Mondriaan Fonds bieden praktische hulpmiddelen en financiële ondersteuning. Denk aan handleidingen, trainingsprogramma’s en subsidies voor digitalisering.

Digitale interactie

Hey publieksbemiddelaar,

Je museum heeft waarschijnlijk een website. Vermoedelijk zijn jullie ook aanwezig op Facebook, Instagram, LinkedIn. Maar TikTok, doe je dat al? YouTube? Nieuwsbrieven? En digitale middelen in het museum zelf? Een touchscreen bijvoorbeeld, augmented reality? Met andere woorden: hoe digitaal interactief ben je?

Wat is digitale interactie?

Digitale interactie – ook wel digital engagement, of het half Nederlands/half Engelse digitale engagement – zijn alle digitale activiteiten die een museum onderneemt om een verbinding met het publiekte realiseren. Het heeft betrekking op:

• Je online aanwezigheid als museum, denk aan je website, social media of apps.
• Digitale toepassingen voor bezoekers ín het museum, zoals touchscreens, tablets en multimediatours.

In beide gevallen doe je dit om doelstellingen op gebied van kennisoverdracht, inspiratie, verbinding, co-creatie, participatie en interactie te bereiken.

Waarom is digitale interactie belangrijk?

Waar interactie met bezoekers in het fysieke museum vaak alleen mogelijk is door middel van publieksbegeleiding (rondleidingen, kijkcoaches, gidsen) biedt de onlinewereld legio manieren om een gesprek aan te knopen of bezoekers mee te laten denken.

• Zo dragen onlinebezoekers actief bij aan hun eigen ervaring en die van anderen. Dit verrijkt niet alleen hun bezoek, het maakt hen ook meer betrokken bij je museum.
• Je kunt digitale interactie daarnaast inzetten om je collectie te verrijken. Online kun je allerlei informatie en media toevoegen aan je objecten. Zo plaats je ze meer in context. Online kun je vaak veel meer delen dan in je fysieke museum.  
• Bovendien maakt digitale interactie je museum toegankelijker. Online-ervaringen kunnen je fysieke ervaring (deels) vervangen of aanvullen.

Kortom, digitale interactie is het perfecte middel voor:

• Het bereiken van nieuw publiek en het verbreden van je doelgroep.
• Het verbeteren van de bezoekerservaring.
• Betrokkenheid bij je museum te stimuleren.
• Je toegankelijkheid te vergroten.
• Meer kennis over de behoeften van je bezoekers te vergaren.

Maar hoe doe je dat?

Dankzij de mogelijkheden van digitale interactie veranderen musea steeds meer van zendende, informerende instituten, naar verbindende instellingen waarin participatie en samenwerking centraal staan. (ICOM-museumdefinitie, 2022).

We focussen op drie belangrijke ontwikkelingen:

1. Digitale toegankelijkheid. Het creëren van digitale oplossingen die toegankelijk zijn voor iedereen, inclusief mensen met een beperking.

2. Digitale co-creatie. Het proces waarbij musea samenwerken met hun publiek of andere partijen via digitale tools om nieuwe kennis, verhalen of collecties te creëren. Denk aan crowd sourcing en interactieve platforms.

3. Immersieve technologie. Technologieën als virtual reality (VR) en augmented reality (AR) die gebruikers volledig onderdompelen in een digitale of hybride omgeving.

Digitale toegankelijkheid

Een museumbezoek is niet voor iedereen vanzelfsprekend. Je vrije tijd online besteden is dat wel. Ook musea kunnen aanwezig zijn in deze onlinewereld. Waarschijnlijk heeft je museum al een website en sociale media, maar de kans is groot dat je die richt op het stimuleren van fysiek museumbezoek. Heb je al eens aan online museumbezoek gedacht? Digitale toegankelijkheid gaat niet alleen om mensen met een beperking, maar om iedereen die je website gebruikt.

Waarom is digitale toegankelijkheid belangrijk?

Het lijkt een nogal open deur, deze vraag, maar dat is het zeker niet. Het belang van toegankelijkheid wordt in theorie door iedereen erkend, en toch blijkt de praktijk, zowel fysiek als digitaal, vaak achter te blijven.

Ga maar eens na of jouw museum volledig toegankelijk is voor mensen met een rolstoel, bijvoorbeeld. Zijn er drempels, smalle doorgangen, ontoegankelijke toiletten of tentoonstellingen op verdiepingen zonder lift?

Waar fysieke toegankelijkheid nog een lange weg te gaan heeft, is die weg bij digitale toegankelijkheid twee keer zo lang. Digitale toegankelijkheid is nog onzichtbaarder, omdat ontoegankelijke websites, slecht ontworpen interfaces en gebrek aan alternatieve teksten voor visueel materiaal niet direct opvallen als je geen beperking hebt.

Het maakt digitale toegankelijkheid des te belangrijker. Het biedt mensen die fysiek niet in staat zijn om naar een museum te gaan – omdat je favoriete museum aan de andere kant van de wereld staat, omdat het statige museumpand je afschrikt of omdat je niet tegen zoveel prikkels kunt, bijvoorbeeld – een alternatief.

Aan de slag met digitale toegankelijkheid

Wil je de statige museummuren digitaal afbreken of wil je bezoekers helpen hun bezoek aan je fysieke museum beter voor te bereiden? Er zijn verschillende mogelijkheden voor het digitaal toegankelijk maken van je museum.

1. Stel vast waar je de toegankelijkheid kan verbeteren. Is het bijvoorbeeld te druk in jullie museum en wil je bezoekers een online alternatief bieden? Dat kan, er zijn oplossingen voor iedere uitdaging.
2. Voor wie wil je de digitale toegankelijkheid vergroten en met welk doel? Het maakt nogal verschil of je de toegankelijkheid wil verbeteren voor mensen met een visuele beperking of mensen die fysiek aan de andere kant van de wereld wonen.
   ● Vraag advies van toegankelijkheidsorganisaties die betrokken zijn bij de specifieke doelgroep die je voor ogen hebt. Of aan musea die stappen voor deze doelgroep hebben gezet.
   ● Bepaal op basis van de behoeftes van je doelgroep wat je precies gaat ontwikkelen.
   ● Het is raadzaam om onderzoek te doen naar gedragsprofielen van onlinegebruikers. Wat hebben zij nodig?
   ● Laat een digitale tool nooit een doel op zich zijn, maar altijd een middel.
3. Stel, je wilt een virtueel museum ontwikkelen. Vind dan niet opnieuw het wiel uit, maar vraag advies aan de musea die voorgingen.
   ● Zo digitaliseerde het Mauritshuis het gehele museum op hoge resolutie in samenwerking met MadPixel.
   ● Liet Het Scheepvaartmuseum in Amsterdam de replica van het VOC-schip De Amsterda digitaliseren door Shosho.
   ● En initieerden Het Frans Hals Museum en het Teylers Museum samen met Q42 het Online Museumplatform.Uiteraard heeft niet ieder museum een virtueel museum nodig om de toegankelijkheid te verbeteren. Je kunt ook kleiner beginnen: implementeer eenvoudige optimalisaties in je website volgens de internationaal vastgestelde standaarden. Of bekijk bijvoorbeeld de video’s van Utrecht Marketing over het verkleinen van prikkels tijdens museumbezoek.

Hulp nodig?

Voor het digitaal toegankelijk maken van je museum heb je kennis van de behoeftes van je gekozen doelgroep nodig en een partner die de benodigde techniek kan ontwikkelen (of je kan helpen verbeteringen aan te brengen in bestaande techniek). Zoek samenwerking met andere musea voor inhoudelijke ondersteuning.

1. Cultuurloket DigitALL biedt financiële ondersteuning.
2. De Web Content Accesibilty Guidelines (WCAG) vertellen je waar je content aan moet voldoen.
3. DigiToegankelijk helpt je de toegankelijkheid van de sites en apps van je museum te verbeteren. Check hier hoe toegankelijk jouw site is.
4. Bij Stichting Accessibility vind je handige tips voor het toegankelijker maken van je (online) producten.
5. Het stappenplan van DEN helpt je op weg om te voldoen aan digitale toegankelijkheidseisen (European Accessibility Act). Vanaf 28 juni 2025 moeten webshops verplicht voldoen aan deze nieuwe wet. DEN vertelt je er meer over.

Omdat lang niet iedereen in de gelegenheid is het Anne Frank Huis in Amsterdam te bezoeken, heeft de Anne Frank Stichting in samenwerking met EyeSpy360 een gratis 3D-tour door het Anne Frank Huis ontwikkeld. Zo kan iedereen het Anne Frank Huis vanuit huis bezoeken. Een AI-versie van de Engelse presentatrice Rachel Riley leidt je er rond.

Je kunt door elke ruimte navigeren, inclusief het Achterhuis. Met foto’s, videoclips en geluidsfragmenten geeft de tour informatie over het leven van Anne Frank in de context van de Tweede Wereldoorlog en de Holocaust.

Op deze manier biedt het museum een alternatief voor bezoekers die om welke reden dan ook niet naar het Anne Frank Huis kunnen komen.

⭢ Meer weten? Ga naar de website!

Digitale co-creatie

De afgelopen jaren is er een enorme slag geslagen in het digitaal toegankelijk maken van de kennis van musea voor bezoekers, maar kennisdeling werkt twee kanten op. Hoe zorg je ervoor dat je als museum kennisneemt van de verhalen van je bezoekers? Dat kan door middel van digitale co-creatie.

Wat is digitale co-creatie?

Door via digitale platforms samen te werken met bezoekers, kunstenaars, experts of andere stakeholders kun je gezamenlijk tentoonstellingen, collecties, verhalen of (educatieve) programma’s ontwikkelen. Doel hiervan is een inclusievere, relevantere en meer betrokken museale ervaring te bieden.

Waarom is digitale co-creatie belangrijk?

Zoals de ICOM-museumdefinitie aangeeft zijn musea al lang geen gesloten kennisinstituten meer. Verhalen van buiten de museummuren kunnen de kennis van het museum verrijken. Ze voegen nieuwe perspectieven en inzichten toe. Het helpt je daarnaast bezoekers actiever te betrekken en relevante, inclusieve ervaringen te creëren.

• Digitale co-creatie biedt een platform voor diverse stemmen en perspectieven, wat kan leiden tot meer representatieve en betekenisvolle tentoonstellingen.
• Bezoekers voelen zich meer verbonden wanneer ze actief kunnen bijdragen aan de inhoud of presentatie van een museum.
• Digitale co-creatie stimuleert creatieve ideeën en nieuwe benaderingen door samenwerking met een breed scala aan mensen, van experts tot bezoekers.
• Door een gevoel van eigenaarschap te creëren, bouw je als museum sterke, langdurige relaties op met je publiek.
• Door de input van het publiek kun je beter inspelen op de behoeften en interesses van de maatschappij.

Aan de slag met digitale co-creatie

1. Definieer het doel en je doelgroep. Bepaal wat en wie je wilt bereiken via digitale co-creatie. Dit kan variëren van het ontwikkelen van tentoonstellingen tot het verzamelen van verhalen rondom een bepaald onderwerp.
2. Kies de juiste digitale tools. Selecteer platforms of tools die interactie mogelijk maken, zoals sociale media, online polls, digitale werkruimtes of crowdsourcingtools, afhankelijk van je doelen en je doelgroep.
3. Zorg ervoor dat het meer wordt dan een marketingtool. Dit is een belangrijke: sta je echt open voor de input van anderen? Als het eerlijke antwoord ‘nee’ is, is co-creatie niet het juiste middel. Sterker nog, dan werkt het tegen je.
4. Faciliteer en verzamel input. Voer hierover gesprekken met je collega’s. Wordt de input onderdeel van de collectie of niet? Hoe archiveer je het? Moedig samenwerking aan door regelmatig je voortgang te delen en reacties te verzamelen. Verwerk de feedback en betrek de deelnemers actief en transparant bij het proces. Zo houd je de co-creatie levendig en dynamisch.

Hulp nodig?

1. Kijk af bij andere organisaties, ook buiten de museale wereld. Hoe pakken zij co-creatie aan?
2. Doe inspiratie op via MuseumNext.
3. Sprekende Geschiedenis biedt hulp bij het verzamelen van oral history.

Om zoveel mogelijk mensen in aanraking te laten komen met Limburgs erfgoed lanceerde het Limburgs Museum in 2023 Ons Limburgs Museum. Een online platform waar de verhalen van Limburgers worden verzameld, gestoeld op de theorie The Participatory Museum van Nina Simon.

Het Limburgs Museum ontwikkelde Ons Limburgs Museum samen met Bravoure en met steun van het Mondriaan Fonds, Cultuurloket DigitALL, Werktuig voor Ontwikkeling, de provincie Limburg en het Netwerk Digitaal Erfgoed.

Doelstelling
Verhalen zijn overal in Limburg te vinden, maar zonder context staan ze op zichzelf. Met Ons Limburgs Museum legt het Limburgs Museum dwarsverbanden. Met de eigen collectie en met andere verhalen. Zo ontstaat het collectieve geheugen van Limburg. 

De digital curators van het Limburgs Museum beheren het platform. Zij beoordelen ingezonden verhalen en koppelen het aan collectiemateriaal. Vijf community curators van buiten het museum – die ieder een gemeenschap vertegenwoordigen – delen verhalen via hun eigen kanaal binnen het platform om nieuwe doelgroepen te bereiken.

Het resultaat
Ons Limburgs Museum trok 40.000 individuele digitale bezoeken in 2023 en 60.000 in 2024.

⭢ Meer weten? Ga naar de website!

Immersieve technologie

De snelle ontwikkeling van nieuwe digitale technologieën gaat uiteraard ook de museumsector niet voorbij. Met immersieve technologieën als AR, VR en AI kun je bezoekers steeds actiever bij je museum betrekken. En dat hoeft niet eens in het museum zelf te gebeuren.

Wat is immersieve technologie?

Immersieve technologie als virtual reality (VR), augmented reality (AR) en mixed reality (MR) dompelen bezoekers volledig onder in een interactieve ervaring. Hiermee kun je bijvoorbeeld historische omgevingen tot leven brengen, objecten digitaal verrijken of bezoekers virtueel door een kunstwerk laten lopen.

Waarom is immersieve technologie belangrijk?

Immersieve technologieën vergroten de betrokkenheid van (de volgende generatie) bezoekers, maken complexe informatie toegankelijker en bieden een vernieuwende manier om kunst en erfgoed te beleven.

De aandachtspanne van bezoekers is beperkt. Niemand zit te wachten op eindeloze tekstbordjes. En toch hebben bezoekers soms bepaalde informatie nodig. Met immersieve technieken kun je deze informatie op een ander manier overbrengen. Van simpel (eigenlijk zou je een audiotour al augmented reality kunnen noemen) tot technisch uitdagend.

Aan de slag met immersieve technologie

Zorg ervoor dat immersieve technieken nooit een doel op zich zijn, maar altijd een middel om je doel te bereiken. Als je een verhaal prima met een audiostop kunt vertellen, kies je uiteraard voor een audiostop.

1. Verken doelen en mogelijkheden. Wat wil je vertellen en hoe passen VR, AR of andere technologieën hierbij? Past het inzetten van deze technologieën überhaupt bij de missie van je museum?
2. Ontwikkel prototypes. Werk samen met experts en ontwerpers om kleinschalige, testbare projecten te creëren. Krijg je spontaan jeuk als je aan VR-brillen denkt? Geen zorgen, voor de meeste toepassingen hebben bezoekers alleen hun eigen smartphone nodig.
3. Implementeer en evalueer. Verzamel feedback van bezoekers en gebruik die om de ervaring verder te verbeteren.

Hulp nodig?

1. Ga altijd op zoek naar musea die al met deze technologie gewerkt hebben, bijvoorbeeld via een rondvraag in de Museumnetwerken. Vraag ze naar hun ervaringen. Waar liepen ze tegenaan? Werkt het zoals ze hadden verwacht? Hoeveel menskracht is er bijvoorbeeld op zaal nodig om bezoekers te begeleiden, en heb je die in jouw museum beschikbaar?
2. Ga op zoek naar de juiste partner en bekijk de Museum Financieringswijzer. Schrijf vervolgens een fondsaanvraag. Ook hierbij kunnen ervaren museumcollega’s je van advies voorzien.
3. DEN bouwt een kennisdossier op rondom AI, wat veel potentie heeft voor musea maar ook ethische aandachtspunten kent om rekening mee te houden. Ontdek hier waar de waarde voor jouw organisatie ligt, ga aan de slag met generatieve AI-tools, leer daarbij hier de kunst van prompting, en ken je AI-rechten.

Met Moving Stories laat Landhuis Oud Amelisweerd zien dat immersieve technologiën als AR niet alleen zijn weggelegd voor grote musea. Via hun toepassing (ontwikkeld in samenwerking met Studio RebelRebel en animaties van Mayonnaise 3d graphics and art) komen de verhalen achter de bijzondere behangkamers van het landhuis tot leven.

Doelstelling
Moving Stories daagt bezoekers uit om beter naar behang te kijken. Met behulp van AR, animaties en video’s worden vervolgens de achterliggende verhalen zichtbaar gemaakt. Voor Moving Stories heb je geen app nodig. Door een QR-code te scannen in het museum opent een site op je telefoon of tablet. Vervolgens ga je in het behang op zoek naar het detail dat op je scherm te zien is. Heb je het detail gevonden? Scan het met je device en het verhaal achter het behang komt in AR tot leven.

Het resultaat
Dankzij het Gotta Catch ‘Em All-element in de toepassing worden bezoekers aangemoedigd om actief deel te nemen en door te blijven gaan tot ze alle details gevonden hebben. Op deze manier is het voor bezoekers makkelijker hun aandacht bij de informatie te houden én AR zorgt ervoor dat ze beter kijken.

⭢ Meer weten? Ga naar de website!

Om rekening mee te houden binnen digitale interactie

1. Hoge kosten. De ontwikkeling en implementatie van digitale toegankelijkheid, co-creatie en immersieve technologieën vereisen aanzienlijke financiële investeringen, tijd en technische expertise. Werk daarom zoveel mogelijk samen en onderzoek financieringsmogelijkheden.
2. Niet alle bezoekers hebben ervaring met digitale technologieën. Bij gebrek aan begeleiding kan dit leiden tot uitsluiting van bijvoorbeeld ouderen of mensen met beperkte toegang tot digitale technologie.
3. Technologische afhankelijkheid. Niets irritanter dan technische storingen, lege batterijen of verouderde techniek die de bezoekerservaring verstoren (en de onderhoudskosten verhogen). Zorg daarom voor een onderhoudsplan, investeer in platforms en tools die gemakkelijk kunnen worden geüpdatet (of uitgebreid) en vermijd te specifieke of snel verouderende oplossingen.

Digitale interactie samengevat

Wat is digitale interactie?
Digitale interactie zijn alle online en digitale activiteiten waarmee je als museum een verbinding met je publiek creëert. Van websites, social media en apps tot interactieve toepassingen op zaal, zoals touchscreens en VR-ervaringen. Het doel? Kennis delen, inspireren verbinden en het stimuleren van participatie.

Waarom is digitale interactie essentieel?
Met behulp van digitale interactie kun je nieuwe doelgroepen bereiken, de bezoekerservaring verbeteren en inzichten krijgen in de behoeften van je publiek:
● Toegankelijkheid. Je museum wordt beter bereikbaar, ook voor mensen die fysiek niet kunnen komen.
● Meer betrokkenheid. Bezoekers dragen bij aan hun eigen ervaring én die van anderen.
● Verrijking. Collecties worden online aangevuld met perspectieven en context.

Drie actuele ontwikkelingen
1. Digitale toegankelijkheid. Je museum digitaal toegankelijker maken voor een breder publiek door middel van virtuele tours of een website die voldoet aan de internationale toegankelijkheidsstandaarden (WCAG).
2. Digitale co-creatie. Samen met het publiek verhalen ontwikkelen en op die manier je collectie verrijken via digitale platforms. Dit maakt je als museum inclusiever en relevanter.
3. Immersieve technologie. VR en AR bieden nieuwe, unieke ervaringen, waarmee je op een toegankelijke manier informatie overdraagt en je bezoekers beter leert kijken.

Aan de slag
● Bepaal je doelen: wat wil je bereiken met digitale interactie?
● Kies je doelgroep: stem je aanpak af op hun behoeften.
● Werk samen: met andere musea en technische experts kun je sneller en beter impact maken.

Ondersteuning
Cultuurloket DigitALL biedt financiële ondersteuning voor digitale projecten. Via WCAG en DigiToegankelijk vind je standaarden en tips voor digitale toegankelijkheid.

Digitale bedrijfsvoering

Hey manager,

Je wilt een dynamisch, toekomstbestendig museum zijn dat je collectie en diensten op een innovatieve, verantwoorde en effectieve manier inzet. Je wilt publiek bereiken, maatschappelijk relevant zijn en impact maken in een snel veranderende wereld. Een digitale bedrijfsvoering is daarbij cruciaal, maar hoe doe je dat? 

Wat is digitale bedrijfsvoering?

Digitale bedrijfsvoering heeft betrekking op het gebruik van digitale technologieën en strategieën om je bedrijfsvoering te optimaliseren, maar het blijft niet bij het automatiseren van processen; het draait voornamelijk om het innoveren van werkwijzen.

Hoofddoel is het creëren van een innovatieve, integere en duurzame digitale cultuur binnen je museum, waarbij er aandacht is voor privacy, cybersecurity, auteursrechten, duurzaamheid, data-gedreven werkwijzen en samenwerking.   

Waarom is digitale bedrijfsvoering belangrijk?

Digitale bedrijfsvoering is cruciaal om je museum naar een digitaal vaardige, dynamische en toekomstbestendige instelling te transformeren. Het is niet alleen een ontwikkelmogelijkheid, maar vooral een strategische keuze om relevant te blijven in een snel veranderende wereld.  

Met digitale bedrijfsvoering bereik je:

1. Verhoogde efficiëntie. Door digitale processen te integreren, kun je de operationele efficiëntie van je museum verhogen, wat leidt tot tijdsbesparing en een efficiënter gebruik van middelen. 
2. Verbeterde ervaringen. Door middel van gepersonaliseerde interacties en toegang tot digitale collecties biedt het de mogelijkheid zowel fysiek als online betere bezoekerservaringen te creëren.
3. Datagedreven besluitvorming. Uit data haal je waardevolle inzichten, waarmee je museum zich snel kan aanpassen aan veranderende omstandigheden. 
4. Toekomstbestendigheid. Je positioneert je als weerbare en toekomstbestendige instelling die gedijt te midden van voortdurende technologische veranderingen. 
5. Versteviging van missie en visie. De integratie van digitale innovatie in je kernactiviteiten zorgt ervoor dat je missie en visie versterkt. Hierdoor behoud je de rol van hoeder van cultuur in een modern en dynamisch jasje.

Hoe maak je jullie bedrijfsvoering digitaal?

Benader deze digitale transformatie als een integraal, organisatiebreed proces. Dit kan alleen door informatie op te halen in de organisatie, bottom-up te werken en buiten bestaande indelingen te denken.

Hoe doe je dat?

1. Inventariseer je huidige situatie met behulp van de Digitale Transformatie Scan van DEN.
2. Kies in welke richting je wilt innoveren met behulp van het DEN Focusmodel.
3. Ontwikkel je leiderschap door deelname aan de DEN Academie.
   Geef ook anderen in je organisatie de gelegenheid om zich te ontwikkelen door tijd, middelen en gelegenheid te beiden. De DEN Academie geeft diverse workshops en trainingen op allerlei niveaus. Deze zijn met behulp van WerktuigPPO met flinke korting te volgen. Daarnaast worden er door de erfgoedcoaches datawerkplaatsen georganiseerd. Kost geen geld, alleen wat tijd.
4. Gebruik De Informatieplanner van het Landelijk Contact van Museumconsulenten (LCM) om keuzes te maken in het digitaliseren van de organisatie.
5. Hanteer de richtlijnen van de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA) bij het vernieuwen van je infrastructuur.
6. Kijk naar het Big Picture-model van het Netwerk Digitaal Erfgoed om grip te houden op de kosten van digitalisering.

De implementatie van een digitale bedrijfsvoering vereist een gecoördineerde aanpak op verschillende niveaus: 

• Strategische planning. Ontwikkel een strategisch plan waarin je digitale doelstellingen naadloos aansluiten op de overkoepelende missie en visie van je museum. De zelfstudiemodule Hoe schrijf ik een digitale strategie? van DEN helpt je op weg.
• Organisatorische cultuur. Cultiveer een digitale cultuur die innovatie, flexibiliteit en samenwerking bevordert. Geef medewerkers van verschillende afdelingen de kans om met elkaar te praten over wat digitale transformatie voor hen betekent. Soms heeft iemand digitale expertise in huis die niet in de eigen functie past, maar wel nuttig is voor andere functies.
• Technologische infrastructuur. Doe de Cyberveilig Check van het Ministerie van Economische Zaken om te achterhalen hoe digitaal veilig je museum is. Je krijgt een praktische actielijst waarmee je meteen aan de slag kunt gaan. Investeer in een robuuste digitale infrastructuur die de basis vormt voor geavanceerde digitale processen, beveiliging en datamanagement. Raadpleeg hiervoor de Guide to Digital Transformation in Cultural Heritage van Europeana.
• Opleiding en ontwikkeling. Zorg voor voortdurende training en ontwikkeling van je personeel om digitale competenties te verbeteren en zo beslagen ten ijs te komen in een snel veranderend technologisch landschap. Geef je medewerkers de gelegenheid om zich te verdiepen in de onderwerpen van deze wegwijzer. Dit hoeft niet altijd geld te kosten. Deelnemen aan bijeenkomsten bij een erfgoedhuis of netwerkbijeenkomsten van belangenverenigingen resulteert vaak al in veel nieuwe kennis, contacten en enthousiasme.
• Innovatieve partnerschappen. Werk samen met externe partners en technologieleveranciers om toegang te krijgen tot nieuwe expertise en technologische oplossingen.

Omdat het implementeren van een digitale bedrijfsvoering nogal veelomvattend is, focussen we op drie onderdelen waarmee je van je museum een waardevolle, wendbare, toekomstbestendige organisatie maakt:

1. Digitale strategie. Een plan dat bepaalt hoe digitale technologieën en online platforms worden ingezet om de doelen van je museum te ondersteunen.
2. Digitale procesoptimalisatie. Het verbeteren van bedrijfsprocessen door gebruik te maken van digitale technologieën en data, met als doel efficiënter, effectiever en vaak klantvriendelijker te werken.
3. Capacity building. Het versterken van digitale kennis en vaardigheden van medewerkers om duurzame groei en effectiviteit te bevorderen.

Digitale strategie

Een goede digitale strategie integreert technologie naadloos met de missie en visie van het museum. Het richt zich op het verbeteren van de bezoekerservaring, het vergroten van bereik en betrokkenheid, het toegankelijk maken van collecties en educatieve programma’s en het ontwikkelen van nieuwe diensten en/of producten.

In een digitale strategie beschrijf je:

1. Je doelstellingen. Wat is waarom belangrijk voor je museum? Meer online interactie? Betere toegankelijkheid? Of internationale bekendheid?
2. De digitale middelen die je wilt inzetten. Het gebruik van websites, sociale media, apps, AR/VR-technologie en digitale archieven, bijvoorbeeld.
3. Hoe digitale tools en content worden ontwikkeld, onderhouden en geëvalueerd om relevant en effectief te blijven.
4. Hoe je monitort of op koers blijft, en wanneer er aanpassingen nodig zijn.

Waarom is een digitale strategie belangrijk?

Een digitale strategie helpt je museum relevant, toegankelijk en toekomstbestendig te blijven in een steeds digitaler wordende wereld.

Een goede strategie zorgt er bijvoorbeeld voor dat collecties en informatie beschikbaar zijn voor mensen met verschillende achtergronden, vaardigheden en behoeften, maar helpt je ook om innovatief te blijven en je te onderscheiden van andere culturele instellingen.

Kortom, een digitale strategie ondersteunt de missie van je museum en versterkt de impact op publiek en maatschappij.

Aan de slag met een digitale strategie

Een digitale strategie staat niet op zichzelf, maar ondersteunt altijd de missie van je museum.  

Stap 1: Analyseer de huidige situatie

• Inventariseer de bestaande digitale middelen (website, sociale media, apps, etc.).
• Identificeer de behoeften van het publiek en de medewerkers.
• Analyseer trends in digitale technologie en hoe andere musea deze toepassen.

Stap 2: Bepaal doelen

• Stel concrete doelen op. Het verbeteren van online zichtbaarheid, bijvoorbeeld of het ontwikkelen van interactieve ervaringen.
• Prioriteer op basis van middelen, tijd en de invloed op de missie van je museum.

Stap 3: Ontwikkel en implementeer een actieplan

• Reserveer (financiële) middelen en beleg verantwoordelijkheden.
• Kies de juiste tools, technologieën, specialisten en/of partners.
• Zorg ervoor dat al je medewerkers op de hoogte zijn. Ook degenen waarvan je denkt dat ze ‘niets met online of digitaal’ doen.
• Train je medewerkers en zorg voor een duidelijk beheer- en onderhoudsplan.
• Evalueer regelmatig de resultaten en stel de strategie bij op basis van feedback en nieuwe ontwikkelingen.

Hulp nodig?

1. Met behulp van de Digitale Transformatie Scan van DEN kun je gemakkelijk je huidige situatie in kaart brengen.
2. Het doorlopen van DENs stappenplan Duurzame digitale transformatie zorgt ervoor dat je digitale strategie duurzaam is.
3. De Guide to Digital Transformation in Cultural Heritage van Europeana helpt je duidelijke prioriteiten te stellen.
4. De gids Groen doen met digitale data van NDE geeft tips om de CO₂-impact van digitale data en IT te verminderen.
5. De Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid, ontwikkeld binnen het NDE en in beheer door de RCE, geeft handvaten voor het behoud van en lange termijn toegang tot digitale erfgoedcollecties.
6. De CyberVeilig Check van DEN bewapent je tegen cybercriminelen die uit zijn op je gegevens. Tip: bekijk ook de factsheet Cybercriminaliteit bij de museale beheerders van de rijkscollectie, opgesteld door de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.

Het Rijksmuseum Amsterdam heeft de missie om mensen te verbinden met kunst en geschiedenis. De kernbegrippen die voortkomen uit die missie zijn:

● Collectie
● Connectie
● Conversie (niet alleen inkomsten, maar ook maatschappelijke waarden)
● Co-creatie

Om deze kernbegrippen naar de praktijk te kunnen vertalen is, als onderdeel van de digitale strategie, RIJKSlab opgericht, een platform dat zich richt op digitale innovatie.

Doelstelling
In RIJKSlab onderzoekt het Rijksmuseum hoe digitale ontwikkelingen bij kunnen dragen aan vragen die binnen het museum leven. Hoe kun je, met behulp van de enorme hoeveelheid data die er in het museum wordt gegenereerd, van het museum een smart building maken, bijvoorbeeld. Of hoe zorg je ervoor dat de collectie echt van iedereen wordt?

Het resultaat
Dankzij een ijzersterke digitale strategie lanceerde het Rijksmuseum in 2012 Rijksstudio, een online platform waarop bezoekers kunstwerken uit de collectie kunnen verzamelen, bewerken en gebruiken voor eigen creaties. Nu komt daar Collectie Online bij, waarbij bezoekers met behulp van Linked Open Data en AI-technologie op een eenvoudige manier kunnen zoeken in de collectie.

⭢ Meer weten? Ga naar de website!

Digitale procesoptimalisatie

Van het automatiseren van repetitieve taken tot het implementeren van volledig geïntegreerde digitale workflows; digitale procesoptimalisatie maakt je werk efficiënter, effectiever en vaak klantvriendelijker.

Waarom is digitale procesoptimalisatie belangrijk?

Digitale procesoptimalisatie zorgt ervoor dat je als museum je middelen effectiever inzet en beter kunt inspelen op de behoeften van je bezoekers. Het kan bijvoorbeeld helpen om het kopen van tickets te versimpelen, kosten te verlagen en interne processen soepeler te laten verlopen.

Aan de slag met digitale procesoptimalisatie

Kosten besparen en processen soepeler laten verlopen wil iedereen, maar hoe doe je dat?

1. Analyseer huidige processen. Maak een overzicht van alle bestaande processen binnen je museum (ticketverkoop, rondleidingen, communicatie, collectiebeheer, administratie, etc.). Uiteraard hoef je dit niet allemaal zelf te doen; betrek je medewerkers en vraag om knelpunten en verbeterpunten.
2. Stel duidelijke doelen. Wat wil je bereiken? Snellere verwerkingstijden voor ticketverkoop? Of bijvoorbeeld een efficiënter beheer van de collectie.
3. Inventariseer technologie en systemen. Wat is er al? Controleer welke systemen jullie al in gebruik hebben. (Denk aan je CRM, kassasystemen, digitale archieven, etc.) Wat heb je aan nieuwe tools nodig?
4. Kies de juiste technologieën. Zoek technologieën die aansluiten bij je doelen.
5. Test en implementeer. Neem kleine stapjes. Begin met een pilotproject (bijvoorbeeld het verbeteren van digitale reserveringen), zorg ervoor dat medewerkers goed getraind worden in het gebruik van nieuwe systemen en hanteer een iteratieve aanpak: verzamel feedback en optimaliseer waar nodig.
6. Monitor en evalueer. Stel meetbare doelen (KPI’s) op om het succes van de optimalisatie te monitoren (bijvoorbeeld kortere wachttijden, hogere bezoekersaantallen of kostenbesparingen). Analyseer regelmatig de resultaten en pas processen verder aan.

Hulp nodig?

1. Met De Informatieplanner van het Landelijk Contact van Museumconsulenten (LCM) maak je makkelijker keuzes in het aanpakken van processen.
2. Gebruik de richtlijnen van de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA) bij het vernieuwen van je infrastructuur.
3. Het Big Picture-model van het Netwerk Digitaal Erfgoed helpt je grip te houden op de kosten.

Bedrijfsprocessen optimaliseren en beter inzicht krijgen in publieksdata, dat waren de wensen van het Holland Festival. Wat begon als een zoektocht naar een nieuwe marketingdatabase, groeide uit tot de implementatie van een geïntegreerd digitaal systeem dat alle belangrijke processen op één platform samenbrengt.

Het platform fungeert niet alleen als planningssysteem, maar ook als CRM, CMS, roosterpakket, registratiesysteem, developmenttool en archief. Ook het ticketsysteem is gekoppeld, waardoor het festival inzicht heeft in de verkoopgeschiedenis van bezoekers.

Doelstelling
Efficiëntere processen, betere samenwerking en een meer gepersonaliseerde benadering van bezoekers.

Het resultaat
Een flexibele en kostenefficiënte oplossing die niet alleen bijdraagt aan interne efficiëntie, maar ook een betere bezoekerservaring biedt. Zo loopt het Holland Festival voorop in digitale innovatie binnen de culturele sector.

⭢ Meer weten? Ga naar de website!

Capacity building

Capacity building is het creëren van mogelijkheden voor collega’s om hun digitale kennis en vaardigheden te ontwikkelen. Het vraagt om het vergroten van bewustzijn, het opzetten van samenwerkingsverbanden, het faciliteren van intervisie en het investeren in hulpmiddelen, zoals trainingen en bijeenkomsten. 

Waarom is capacity building belangrijk?

Het succesvol realiseren van de doelstellingen in deze wegwijzer valt of staat bij de vaardigheden van je collega’s. Ruimte maken voor het ontwikkelen van kennis en vaardigheden is essentieel voor een toekomstbestendig museum.

Aan de slag met capacity building

Capacity building staat niet op zichzelf, maar ondersteunt altijd de missie van je museum.

1. Inventariseer. Begin met het inzichtelijk maken van de digitale competenties je collega’s hebben. Vergeet hierbij niet vrijwilligers en partners mee te nemen. Wat hebben jullie in de toekomst nodig? Welke competenties missen er?
2. Formuleer een personeelsbeleid. Wat is er nodig om de benodigde competenties te verkrijgen? Formuleer dit in je personeelsbeleid. Wie gaat wanneer en op welke manier welke kennis en vaardigheden in huis halen? Hoe maak je hier tijd voor vrij? Wie vangen hun dagelijkse werkzaamheden op?
3. Werk samen. Stimuleer samenwerking door gezamenlijke workshops en kennisdelingssessies te organiseren waarin musea best practices, tools en strategieën uitwisselen. Vraag andere musea welke boeken, trainingen, cursussen zij aanbevelen en/of koop ze samen in.

Hulp nodig?

1. Test je digitale competenties via DigIQ en krijg persoonlijk advies met links naar cursussen, video’s en artikelen.
2. De kenniskaarten van NDE maken inzichtelijk welke kennis en vaardigheden je nodig hebt om digitaal erfgoed te bewaren, te beheren en toegankelijk te maken voor je publiek.
3. Bij de DEN Academie vind je diverse workshops, cursussen en zelfstudies.DigiPACCT, het netwerk voor HR en arbeidsvoorwaarden verzamelt en deelt relevante kennis met betrekking tot digitale vaardigheden van medewerkers.
4. Tot medio 2025 kun je financiële ondersteuning aanvragen via WerktuigPPO.

Om rekening mee te houden binnen digitale bedrijfsvoering

1. Databeveiliging en privacy. Als museum bewaar je niet alleen objecten, maar ook belangrijke informatie. Over die objecten, maar ook over je personeel, bezoekers, begunstigers, etc. Die informatie moet goed beveiligd worden tegen diefstal. Een informatieplan kan helpen om de risico’s binnen je museum in kaart te brengen en hier acties aan te verbinden.
2. Hogere milieubelasting. Het is misschien niet het eerste waar je aan denkt, maar het implementeren en onderhouden van digitale systemen kan een aanzienlijke ecologische voetafdruk hebben. Denk bijvoorbeeld aan het energieverbruik van servers en datacenters. Het onderzoek De klimaatimpact van erfgoedwebsites, en wat je eraan kunt doen in opdracht van het Netwerk Digitaal Erfgoed geeft je inzicht.
3. Weerstand bij medewerkers. Niet al je medewerkers zullen direct vertrouwd zijn met nieuwe digitale systemen. Gebrek aan training, complexiteit van de technologie of angst voor verandering kunnen leiden tot weerstand of fouten bij gebruik. Het is daarom essentieel om je medewerkers te betrekken bij de implementatie en hen voldoende ondersteuning te bieden.

Digitale bedrijfsvoering samengevat

Wat is digitale bedrijfsvoering?
Met digitale bedrijfsvoering wordt het inzetten van digitale technologieën en strategieën om de bedrijfsprocessen van je museum te optimaliseren bedoeld. Hiermee ontwikkel je een toekomstbestendige, duurzame, digitale cultuur die aandacht heeft voor efficiëntie, cybersecurity en samenwerking.

Waarom is digitale bedrijfsvoering essentieel?
In een snel veranderende wereld is digitale bedrijfsvoering essentieel om je museum efficiënt, relevant en toekomstbestendig te houden.
● Efficiëntie. Je bespaart tijd en middelen.
● Betere bezoekerservaring door middel van gepersonaliseerde interacties en toegankelijke collecties.
● Datagedreven inzicht zorgt voor het doorvoeren van snelle aanpassingen op basis van data.

Drie actuele ontwikkelingen
1. Digitale strategie. Het inrichten van technologie op het ondersteunen van je missie door middel van een actieplan.
2. Digitale procesoptimalisatie. Het optimaliseren van bedrijfsprocessen met digitale tools om efficiënter en klantvriendelijker te werken.
3. Capacity building. Het versterken van digitale kennis en vaardigheden van medewerkers om duurzame groei en effectiviteit te bevorderen.

Aan de slag
Digitale transformatie vraagt om een organisatiebrede aanpak:
● Samenwerking. Werk samen met experts en technologische partners.
● Strategisch plan. Formuleer doelen die aansluiten bij je missie en visie.
● Digitale cultuur. Creëer een innovatieve en samenwerkingsgerichte werkomgeving.
● Technologische infrastructuur. Investeer in robuuste systemen voor processen en beveiliging.
● Opleiding. Zorg voor voortdurende training van je medewerkers.

Ondersteuning
1. DEN biedt handige tools die je inzicht en richting geven.
2. Gebruik de DERA-richtlijnen en de LCM Informatieplanner voor strategische keuzes.
3. Lees Europeana’s Guide to digital transformation voor de planning van je nieuwe infrastructuur.

Nawoord

Denk groot, start klein en leer slim

Welke kansen biedt digitale transformatie voor musea? En hoe kunnen we deze samen, duurzaam en slim realiseren? De werkgroep Digitalisering & Innovatie helpt leden van de Museumvereniging op weg door middel van deze wegwijzer.

Laagdrempelige kennisdeling is het doel: van elkaar leren en niet opnieuw het wiel uitvinden. We zien deze wegwijzer als een gespreksstarter, bedoeld om samenwerking en reflectie binnen de museumsector te stimuleren. Mijn advies? Veel kan, maar niet tegelijk, dus maak een keuze.

Dank aan alle experts die hun kennis en inzichten met ons wilden delen. Grote dank aan de leden van deze werkgroep: Chantal Perlee, Marco Streefkerk, Paul Stork en Sandra Verdel en bovenal dank aan onze secretaris Aylin Beijersbergen, die ons namens de Museumvereniging fantastisch heeft begeleid. Tot slot dank aan onze enthousiaste tekstredacteur Maaike Pilgram, die onze hersenspinsels deskundig bij elkaar heeft gebracht.

Digitale ontwikkelingen gaan snel en dus evolueert ook deze wegwijzer. De digitaly ambitious, kennispartners van de Museumvereniging, zorgen ervoor dat de wegwijzer altijd actueel is door er de nieuwste ontwikkelingen aan toe te voegen. Recent is er (inter)nationaal meer aandacht voor de keerzijden van de impact van social media platforms. Een belangrijk onderwerp voor op de agenda van de digitally ambitious.

Er ligt een mooie digitale toekomst op ons te wachten.

Denk groot, start klein en leer slim.

Bert Mennings
Voorzitter werkgroep Digitalisering & Innovatie

Ben jij digitally ambitious?

Dan zoeken we jou!

De digitally ambitious zijn nieuwe kennispartners binnen de Museumvereniging: de digitale “oren en ogen” van de museumsector. Je bent op de hoogte van de laatste ontwikkelingen, de nieuwste digitale technologieën en hebt een neus voor innovatie.

Deze kennispartners houden de Digitale Wegwijzer samen met de Museumvereniging actueel en dragen zo een steentje bij aan een toekomstbestendige museumsector. Dankzij jou kunnen musea blijven doen waar ze goed in zijn: erfgoed delen. Ook in een snel veranderende wereld.

Hoe werkt het?

Het kennispartnerschap wordt voorgezeten door Aylin Beijersbergen, beleidsmedewerker Museumvereniging. De digitally ambitious communiceren via een nader te bepalen online platform om doorlopend in contact en op de hoogte te blijven. De voorzitter actualiseert de Digitale Wegwijzer, op basis van de updates die gedeeld worden in het online platform. Denk aan toevoegen van (inter)nationale en (sector overstijgende) best practices en hulpmiddelen. Eén keer per kwartaal worden de thema’s in de wegwijzer inhoudelijk bijgewerkt door afgevaardigden van de digitally ambitious. De werkgroep Digitalisering & Innovatie heeft een uitvoeringsagenda bij de wegwijzer opgesteld, die als basis dient voor de digitally ambitious.

Daarnaast faciliteert de Museumvereniging twee keer per jaar een digitally ambitious meet-up: een netwerkbijeenkomst voor de kennispartners met een inspirerend inhoudelijk programma.

Wie ben jij?

Je werkt in een museum of andere culturele instelling of bent juist werkzaam in de digitale sector.

Stap je in?

Meld je aan via abeijersbergen@museumvereniging.nl en word digitale kennispartner!

Verantwoording

Voorzitter werkgroep
Bert Mennings (Directeur Limburgs Museum)

Secretaris werkgroep
Aylin Beijersbergen (Museumvereniging)

Werkgroep leden:
● Chantal Perlee (Projectleider Digitale Innovatie Landhuis Oud Amelisweerd & Senior Medewerker Documentatie en Onderzoek Centraal Museum Utrecht)
● Marco Streefkerk (Informatiemanager diverse musea en zelfstandig adviseur Cultuur Impact Digitaal)
● Paul Stork (Zakelijk Directeur Frans Hals Museum)
● Sandra Verdel (Senior Projectleider Programma’s Het Scheepvaartmuseum Amsterdam)

Tekstredactie
Maaike Pilgram

Copyright

De Digitale Wegwijzer is een uitgave van de werkgroep Digitalisering & Innovatie en de Museumvereniging. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever.

Disclaimer

Ondanks de zorgvuldigheid waarmee de Digitale Wegwijzer tot stand is gebracht, kunnen de werkgroep Digitalisering & Innovatie en de Museumvereniging geen aansprakelijkheid aanvaarden voor schade die het gevolg is van enige fout in deze uitgave.