Weerbaar erfgoed: wat kun je zelf doen?

Een goed ingerichte noodvoorraad kan het verschil maken bij de eerste opvang van een calamiteit. Denk aan brand, wateroverlast, of andere noodsituaties waarbij de collectie betrokken is. Met een kleine voorraad van essentiële materialen kun je de eerste hulp verlenen die nodig is om erger te voorkomen. Het is praktisch een noodvoorraad aan te leggen die ‘mobiel’ is, denk aan een kar of een krat op wielen. Gebruik de onderstaande checklist en tips als inspiratie en ga vandaag nog aan de slag!

In principe kan iedereen binnen een organisatie dit doen. Bijvoorbeeld: Hoofd Collectie, conservatoren, facilitair medewerker, gebouwbeheerder, vrijwilligersteam, team bedrijfshulpverlening, medewerker depotbeheer/magazijn.

1. Inventariseren: bespreek met een groepje collega’s welke materialen specifiek voor jullie collectie nodig zijn bij een calamiteit. Bekijk ter ondersteuning de voorbeeld checklist (hieronder).
2. Verzamelen en aanschaffen: maak een lijst met benodigdheden, stel een budget op en schaf materialen aan.
3. In gebruik nemen: organiseer de noodvoorraad op een logische manier, label de inhoud en zorg voor een overzichtelijke checklist. Plaats de noodvoorraad op een plek waar je er gemakkelijk bij kunt.
4. Onderhoud en controle: controleer de inhoud regelmatig (bijvoorbeeld altijd de eerste week van het nieuwe jaar) en vervang verouderde materialen.
5. Training: maak collega’s bekend met bestaan, gebruik en locatie van de noodmaterialen.

De noodvoorraad bevat basisbenodigdheden voor een eerste bereddering van de collectie en deze bevat persoonlijke beschermingsmiddelen voor diegenen die de collectie gaan hanteren. Ga vooral met collega’s in gesprek wat jullie nodig hebben want dat kan voor iedere instelling namelijk anders zijn. Een voorbeeld van een checklist vind je hieronder.

Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM)

□ Kleding: coverall, labjas

□ Handschoenen (bijv. nitril, werkhandschoenen)

□ Veiligheidsbril/-helm

□ Veiligheidsmaskers (FFP3 / FFP2)

□ Laarzen (diverse maten)

Verpakkingsmaterialen

□ Zachte doeken, keukenrol, bubble wrap

□ Transparante zakken/transparant plastic (landbouwplastic)

□ Labelmateriaal (zoals watervaste stiften, labels/etiketten)

Transport- en evacuatiemiddelen

□ Magazijnkar, depotkar, steekwagen, rolcontainer

□ Klapkratten voor transporteren materiaal

Reddingsmaterialen (wateroverlast)

□ Absorbtie materialen (matten, vellen, waterkerende worst, pig sock, etc.)

□ Filtreerpapier, vlakfolie

□ Dweilen, zwabbers, emmers, boothoosvat

□ Klokpomp of natte/droge stofzuiger voor waterafvoer

Gereedschap

□ Scharen, schroevendraaier, hamer, tape

□ Zaklampen, batterijen

Communicatiemiddelen

□ Telefoonlijst met noodnummers (hulpdiensten, medewerkers, salvagebedrijf, verzekering, etc.)

□ Opladers mobiele telefoon

Let op: voor iedere instelling kan een noodvoorraad er anders uit zien!

• Betrek collega’s bij de inrichting en het onderhoud van de noodhulpkar om het draagvlak te vergroten.
• Maak duidelijke afspraken met andere afdelingen over de locatie en het gebruik van de noodmaterialen.
• Houd ontwikkelingen in noodbeheer bij en werk de kar bij met nieuwe materialen

Organiseer een praktische oefening om de kennis van bijvoorbeeld het gebouwen/of de noodprocedures op te frissen. Dit versterkt het bewustzijn rond veiligheid en zorgt ervoor dat de organisatie beter voorbereid is op incidenten.

In principe kan iedereen binnen een organisatie dit doen. Oefenen kan met bijvoorbeeld het BHV team of tentoonstellingsteam.

Bedenk een incident en bespreek dat met elkaar. Je kunt uitgaan van een incident dat zich als eens heeft voorgedaan. Wie worden er allemaal door geraakt, zijn daar mensen bij betrokken, collectie, wat moet als eerste geregeld worden en waarom heeft dat prioriteit. Wie zijn allemaal betrokken bij de te nemen maatregelen, welke rol en/of verantwoordelijkheden hebben zij? Weten we dat eigenlijk wel en zijn hier afspraken over gemaakt en kent iedereen die?

• Lijst met vragen of scenario’s die tijdens de oefening kunnen worden besproken
• Schrijfmaterialen voor notities
• Eventueel plattegrond van het gebouw met aangegeven nooduitgangen, EHBO-punten en noodvoorzieningen

□ Plattegrond van het gebouw

□ Lijst met aandachtspunten en vragen

□ Schrijfmaterialen

Voorbereiding

Bedenk een specifiek scenario. Het werkt altijd goed om een “wat als…” vraag te stellen.

Voorbeelden: “Wat als we 6 uur lang geen stroom hebben” of “wat als er 5 cm water in het depot/magazijn staat”.

Maak een lijst met aandachtspunten en vragen die tijdens de oefening behandeld worden.

Bijvoorbeeld: “Welke organisatieonderdelen hebben last van dit incident” maar ook,“ Wie is betrokken bij het oplossen van dit probleem”.

Je kunt daarna ook nog dieper kijken naar wie waarvoor verantwoordelijk is of zou moeten zijn.

Tabletop-sessie

Presenteer het scenario en laat het team een fictieve oplossing plannen bijvoorbeeld met gebruik maken van de plattegrond van het gebouw. Bespreek stap voor stap wat iedereen zou doen, hoe communicatie zou verlopen en welke uitdagingen iedereen voorziet.

Evaluatie en Verbeterpunten

Bespreek na afloop van de oefening wat goed ging en wat verbeterd kan worden. Noteer verbeterpunten en maak afspraken over eventuele vervolgstappen, zoals het aanpassen van procedures.

Maak de oefening zo realistisch mogelijk door bijvoorbeeld tijdsdruk in te bouwen of scenario’s te wisselen. Doe regelmatig een dergelijke oefening zodat kennis en procedures actueel blijven.

Hulpdiensten bekend maken met je organisatie, het gebouw en de collectie.

In principe kan iedereen binnen een organisatie dit doen. Oefenen kan met bijvoorbeeld het BHV team of tentoonstellingsteam.

Nodig vertegenwoordigers van lokale hulpdiensten (zoals brandweer en politie) uit voor een kennismaking. Leg uit wat de organisatie doet, welke collectie er is, welke dingen binnen de organisatie spelen die relevant zijn voor hulpdiensten. Doe met elkaar een rondje door het gebouw en laat bijvoorbeeld zien waar hulpdiensten komen aanrijden. Bespreek hoe het intern geregeld is met opvang hulpdiensten (BHV etc.).

Deze kennismaking biedt ook een kans om zelf vragen te stellen. Hoe is jullie organisatie bijv. opgenomen in het Aanvalsplan van de brandweer?

□ Checklist voor specifieke aandachtspunten die je wilt bespreken met hulpdiensten.

□ Plattegronden van het gebouw en kennis van het eigen gebouw.

□ Kennis over de aanwezige veiligheidsvoorzieningen en noodprocedures.

□ Overzicht van vragen of aandachtspunten die je wilt bespreken.

□ Kennis van het gebouw.

□ Kennis van noodprocedures en veiligheidsvoorzieningen

□ Schrijfmaterialen voor noteren tips en andere bevindingen.

Voorbereiding

Kennismaken met wijkagent: Ga naar politie.nl en zoek daar via “Mijn buurt” de wijkagent op. Neem contact op via het algemene nummer of vul een contactformulier in. Maak een overzicht met vragen of aandachtspunten die je wilt bespreken.

Kennismaken met lokale brandweer: Zoek op onder welke veiligheidsregio (VR) jouw organisatie valt. Zoek op brandweer.nl / [naam VR]/kazernes. Op de kaart op de website zie je alle kazernes in jouw VR. Neem contact op en leg je uit waarom je graag kennis wilt maken met de brandweer die op jullie locatie aanrijdt als er bij jullie brand ontstaat. Maak een overzicht met vragen of aandachtspunten die je wilt bespreken. Je kunt zelf ook open dagen van de lokale brandweer bezoeken om een eerste contact te leggen. Als deze er zijn staan die ook op de website vermeld.

1. De kennismaking: Begin met een kop koffie! Leg uit wat je organisatie doet, vertel iets over de collectie en het belang daarvan. Loop een rondje door het gebouw, laat wat van de collectie zien in het depot of het magazijn. Vraag bijvoorbeeld naar de aanrijd route van de brandweer: als er brand is, waar komen zij dan aan? Welke informatie hebben zij over jouw organisatie ‘op de wagen’. Is het bekend dat er collectie aanwezig is. Ook kun je toelichten welke veiligheidsmaatregelen getroffen zijn voor het personeel en de collectie. Vraag hulpdiensten om feedback en bespreek mogelijke verbeterpunten. Noteer hun suggesties voor eventuele aanpassingen of uitbreidingen van (bestaande) plannen.
2. Praktische Demonstraties (indien mogelijk): Simuleer een brandscenario met een nep-collectie om hulpdiensten te laten zien hoe zij zouden kunnen helpen bij het voorkomen van (nog maar) schade aan erfgoed. Het gaat dan om eenvoudige handelingen als bijv. een schilderij losknippen en met voorkant op de grond plaatsen om erger te voorkomen.

• Bereid de route en aandachtspunten zorgvuldig voor zodat de rondleiding efficiënt en overzichtelijk verloopt.
• Zorg voor een flexibele planning en luister actief naar de feedback van de hulpdiensten; zij kunnen waardevolle inzichten geven vanuit hun praktijkervaring.

Met deze activiteit kun je op een eenvoudige manier interne en/of externe risico’s voor de collectie en/of organisatie in kaart brengen. Daarbij kijk je per bedreiging hoe groot de kans is dat het risico werkelijkheid wordt, welke consequenties dat zou kunnen hebben voor de collectie/organisatie en welke maatregelen je kunt nemen om het risico en/of het effect te verkleinen of weg te nemen. Door met een groepje collega’s het gebouw te verkennen, merk je risico’s sneller op en kun je direct nadenken over praktische oplossingen.

In principe kan iedereen binnen een organisatie dit doen. Bijvoorbeeld: Hoofd Collectie, conservatoren, facilitair medewerker, gebouwbeheerder, vrijwilligersteam, team bedrijfshulpverlening, medewerker depotbeheer/magazijn.

• Toegang tot Risicokaart.nl voor het identificeren van omgevingsrisico’s;
• Schrijfmaterialen of een tablet om notities te maken;
• Plattegrond van het gebouw voor overzicht van kritieke zones;
• Eventueel checklist met aandachtspunten zoals nooduitgangen, opslagruimtes, en beveiligingssystemen.

□ Toegang tot Risicokaart.nl en Regionaal Risicoprofiel

□ Schrijfmaterialen, fototoestel, laptop/tablet

□ Plattegrond van het gebouw

Voorbereiding

Stel een team samen en bespreek waar je je op wil focussen: de omgeving waar jullie gebouw zich bevindt (extern gericht) of het gebouw zelf (intern gericht).

Omgeving van de organisatie

Gebruik de Risicokaart.nl tool met het overzicht van mogelijke risicosituaties die kunnen leiden tot ongevallen en rampen. Daar is te zien welke mogelijke risicovolle situaties er bij jouw organisatie in de buurt zijn. Bekijk het Regionale Risicoprofiel van jouw Veiligheidsregio. Daarin wordt per regio aangegeven wat er kan gebeuren, hoe erg dat is en wat er aan gedaan wordt. Je kunt hier bekijken onder welke Veiligheidsregio jouw organisatie valt. Bespreek met de groep of de organisatie preventieve maatregelen kan/moet treffen naar aanleiding van jullie omgevingsonderzoek. Koppel de bevindingen aan de uitkomsten van de rondgang door het gebouw.

Rondgang door het gebouw

Verdeel het gebouw in secties. Maak groepjes van 2 personen en verdeel de verschillende secties over de groepjes die gemaakt zijn. Loop door het gebouw en bespreek per ruimte wat potentiële risico’s zijn. Let op bijzonder ruimtes als depots/magazijnen, technische ruimtes etc. Bespreek ter plaatse wat opvalt en noteer per ruimte de grootste risico’s (max. 3) die tijdens de rondgang naar voren komen.

Bespreken bevindingen

Laat alle groepjes/teams hun bevindingen presenteren aan de gehele groep en bespreek met elkaar welke risico’s prioriteit hebben om aan te pakken en waarom. Neem daarin de resultaten van 2.a mee als er ook een analyse van de omgeving gemaakt is.

Risicobeperkende acties

Maak per risico een kort overzicht van mogelijke maatregelen die genomen kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan signalering, extra toezicht of beveiliging, betere afspraken etc.

Taken en vervolg

Overleg met elkaar wie wat kan doen en wat daarvoor nodig is (menskracht, tijd, geld etc.). Maak concrete afspraken met elkaar over planning en taken. Maak een vervolgafspraak om de voortgang te bespreken.

• Betrek medewerkers uit verschillende afdelingen voor een breder perspectief.
• Houd de inventarisatie praktisch en concreet, zonder te veel in detail te treden.
• Plan deze inspectie regelmatig, zodat nieuwe risico’s snel worden gesignaleerd en aangepakt

Een actuele belboom /bellijst helpt jouw organisatie om snel en effectief te communiceren tijdens een calamiteit en zorgt dat cruciale informatie snel bij de juiste mensen terechtkomt.

In principe kan iedereen dit doen. Bijv. Hoofd BHV, gebouwbeheerder, vrijwilligersteam, team bedrijfshulpverlening, Hoofd Collectie of een directeur.

De meest recente versie van de belboom of bellijst met noodnummers Toegang tot telefoonnummers, personen en externe organisaties om de gegevens te verifiëren. En een telefoon.

Doel

Inzichtelijk maken wie geïnformeerd moet worden in het geval van een calamiteit. Je kunt dat voor de hele organisatie doen of voor een deelonderwerp. Bijv. wie moet ik bellen als er iets met de collectie is (binnen kantooruren /buiten kantooruren).

Wie kan dit doen?

In principe kan iedereen dit doen. Wel is het belangrijk om te weten wie wat binnen de organisatie doet om de juiste personen in beeld te hebben. Bijv. Hoofd BHV, gebouwbeheerder, vrijwilligersteam, team bedrijfshulpverlening, afdelingshoofd. Weten hoe je een belboom kunt opstellen? Kijk hier!’

Aanpak

1. Controleer en Update de Lijst:
   Ga stap voor stap door de lijst om te zien of alle namen en nummers actueel zijn.Bel de personen op de lijst om te controleren of zij nog werken bij uw organisatie en of hun nummer nog steeds correct is.

   Noteer wijzigingen in functie, telefoonnummer of afwezigheid van medewerkers die de organisatie hebben verlaten. Voeg nieuwe medewerkers toe die een rol hebben in de noodprocedures.

2. Test de Belboom:
   Voer een test uit om te zien of iedereen op de lijst bereikbaar is en of het belsysteem effectief werkt. Als er sprake is van een belboomstructuur vraag iedere gebelde medewerker dan om na afloop van het gesprek te bevestigen dat zij hun contactpersoon hebben bereikt. Noteer eventuele geblokkeerde nummers of problemen.
3. Communicatie van de nieuwe lijst:
   Deel de geüpdatete lijst met alle betrokken medewerkers en geef instructies over het gebruik van de belboom in een noodgeval.Bewaar de geüpdatete lijst op een centrale en toegankelijke plek, zoals in een gedeelde map of een fysieke locatie binnen de organisatie die toegankelijk is voor bijv. het BHV-team en de beveiliging.

• Plan deze controle regelmatig, bijvoorbeeld elk kwartaal, om te zorgen dat de lijst altijd up-to-date is. Bel ook eens op een onverwacht moment, bijvoorbeeld ’s avonds of in het weekend.
• Vraag collega’s om wijzigingen in contactinformatie direct door te geven, zodat de bellijst steeds actueel blijft. Overweeg om een digitale versie van de lijst beschikbaar te maken die eenvoudig te bewerken is en voor iedereen toegankelijk blijft, zelfs op afstand.

Verhogen van het digitale crisisbewustzijn door medewerkers op één dag eenvoudige stappen te laten ondernemen om hun digitale omgeving veiliger te maken.

In principe kan iedereen dit doen. Bijvoorbeeld: Afdelingshoofd, directeur, medewerker communicatie, afdeling Informatiehuishouding of collega’s van ICT.

Tijdens de doe-middag Digitale Veiligheid doorlopen medewerkers een aantal praktische stappen om hun digitale werkplek op te schonen en veiliger te maken. Van het verwijderen van oude bestanden en e-mails tot het instellen van sterke wachtwoorden en het updaten van software.

□ Controleer wachtwoorden

□ Stel indien mogelijk 2FA in

□ Verwijder oude bestanden

□ Archiveer belangrijke documenten

□ Ruim de e-mail inbox op en wees alert op phishing

□ Controleer en installeer beveiligingsupdates

□ Controleer VPN-instellingen en vermijd openbare WiFi

□ Verifieer dat automatische back-ups goed werken

Aanpak

1.  Wachtwoordcontrole en Tweefactorauthenticatie (2FA): Wachtwoorden: Vraag medewerkers om hun wachtwoorden te controleren op sterkte en bied suggesties voor het aanmaken van veilige wachtwoorden. Moedig hen aan om een wachtwoordmanager te gebruiken om complexe wachtwoorden veilig op te slaan.

   2FA: Instructeer medewerkers om 2FA in te stellen voor hun werkaccounts. Dit biedt een extra beveiligingslaag, vooral voor gevoelige gegevens en veelgebruikte applicaties.

2. Opschonen van Documenten en Bestanden: Vraag medewerkers om oude en onnodige bestanden te verwijderen of naar een beveiligde archiefopslag te verplaatsen. Dit verkleint de kans dat gevoelige informatie onbedoeld wordt blootgesteld en houdt het systeem sneller en veiliger.

   Geef een overzicht van veilige opslagmethoden voor belangrijke documenten en herinner medewerkers eraan regelmatig een back-up te maken.

3. Opruimen van de E-mail Inbox: Laat medewerkers hun inboxen opschonen door verouderde en onnodige e-mails te verwijderen en relevante berichten in mappen te organiseren.

   Moedig hen aan om alert te zijn op phishing e-mails en stuur voorbeelden van verdachte e-mails die vermeden moeten worden.

4. Beveiligingsupdates en Software-Controle: Vraag medewerkers om hun apparaten te controleren op beveiligingsupdates en deze zo nodig te installeren. Dit geldt zowel voor werkcomputers als persoonlijke apparaten die toegang hebben tot werkgegevens.

   Herinner hen eraan hoe belangrijk deze updates zijn voor het dichten van beveiligingslekken.

5. VPN-gebruik en Publieke WiFi-bewustzijn: Geef uitleg over het veilig gebruik van VPN’s voor medewerkers die buiten kantoor werken en bespreek de risico’s van openbare WiFi-netwerken. Dit vergroot hun bewustzijn over veilige connectie-opties.
6. Digitale Back-up Check: Vraag medewerkers om te controleren of er automatische back-ups van hun bestanden zijn ingesteld. Bespreek hoe dit hen beschermt tegen dataverlies en ransomware-aanvallen.

• Maak het leuk en laagdrempelig: Bied kleine beloningen of erkenning aan voor medewerkers die alle stappen doorlopen.
• Verstrek snelle handleidingen of korte instructievideo’s voor elke stap om het eenvoudiger te maken.
• Plan deze dag periodiek, bijvoorbeeld elk kwartaal, om de digitale werkplek schoon en veilig te houden.