Introductie
Doel van dit selectiekader
Dit selectiekader hoort bij de Wegwijzer Weerbaarheid voor collectiebeherende instellingen. De wegwijzer helpt je om risico’s zoals maatschappelijke onrust, brand of wateroverlast in beeld te brengen en bespreekbaar te maken. Daarbij gaat het niet alleen om het herkennen van risico’s, maar ook om de vraag: wat kunnen we nú al doen om ons beter voor te bereiden? Een van de belangrijkste vragen die dan vaak opkomt is: “Als er iets gebeurt, welke objecten willen we dan als eerste in veiligheid brengen?”
Dit selectiekader helpt je om die vraag concreet te beantwoorden. Stel één prioriteitenlijst op van objecten die (waar mogelijk) als eerste beschermd of geëvacueerd moeten worden. Zo maak je samen met collega’s vooraf keuzes die in een crisissituatie richting geven en handelingsperspectief bieden.
Selecteren van prioritaire collectie: pak het aan in drie stappen
Om te komen tot een lijst met objecten die voorrang krijgen bij bescherming of evacuatie, doorloop je samen met collega’s een drietal stappen. Als eerste selecteer je het aantal objecten op basis van bepaalde waarden, dan schat je de haalbaarheid van de extra bescherming of evacuatie van deze objecten in, en tenslotte zorg je dat de lijst praktisch werkbaar is en blijft. Houd er rekening mee dat de lijst beperkt blijft (50 tot 100 objecten), zodat aanvullende maatregelen in de praktijk uitvoerbaar blijven.
Binnen de lijst kan ook met drie prioriteitsniveaus gewerkt worden (aangegeven met prio 1, 2, 3 of een kleur):
- Prio 1/rood: absolute topstukken, onvervangbaar
- Prio 2/wit: belangrijk, maar deels vervangbaar
- Prio 3/blauw: minder urgent
Stap 1. Opstellen lijst op basis van waarderingscriteria
Breng in kaart welke objecten voor jouw instelling het meest waardevol zijn. Gebruik daarbij een bestaande topstukkenlijst als startpunt. Neem vervolgens ook belangrijke tijdelijke of langdurige bruiklenen mee in de afweging. Er zijn veel verschillende waarderingscriteria. De waarden die hieronder worden toegelicht zijn afkomstig uit de methodiek Op de museale weegschaal van de RCE. Het gaat hier overigens niet om financiële waarde. Je hoeft niet op elk punt te scoren, het gaat om het totaalbeeld.
Zeldzaamheid en representatie
Bedenk of er objecten in de collectie zijn die uitzonderlijk zijn. De combinatie van bepaalde (authentieke) elementen aan een object of de (deel)collectie kan de zeldzaamheid vergroten.
Gebruik de volgende vragen om het gesprek in je team op gang te brengen:
- Is het object enig in zijn soort/uniek?
- Zijn er weinig vergelijkbare objecten?
- Heeft het object of de uitzonderlijke kenmerken waardoor het zich onderscheidt van andere objecten? Is het bijvoorbeeld bijzonder goed gedocumenteerd?
- Is het een uitzonderlijk of bijzonder voorbeeld van een bepaald type object?
- Is het in hoge mate representatief voor een bepaalde periode, plaats, stijl, stroming, gebruik, thema, gemeenschap?
Historische waarde
Bedenk of er objecten in de collectie zijn die een associatie met een bepaald persoon, groep, gebeurtenis, plaats, activiteit in het verleden hebben. Gebruik de volgende vragen om het gesprek in je team op gang te brengen:
- Heeft het object een associatie met een bepaalde belangrijke persoon, groep, gemeenschap, plaats, gebeurtenis(sen) of activiteit(en) in het verleden?
- Vormt het object een getuigenis van een belangrijke historische periode, proces, thema, ontwikkeling, tijdsbeeld of levensstijl?
- Draagt het object bij aan het begrip van een periode, plaats, activiteit, industrie, groep, gemeenschap, persoon of gebeurtenis(sen), en zo ja, hoe?
Artistieke en/of maatschappelijke waarde
Bedenk of er objecten zijn in de collectie die een bijzondere artistieke of maatschappelijke betekenis hebben. Het kan gaan om objecten die getuigen van creativiteit, vakmanschap, technisch vernuft of oorspronkelijkheid in idee, vorm of functie. Tegelijkertijd kan de waarde ook liggen in de maatschappelijke rol van een object. Heeft het een actuele betekenis voor een bepaalde groep of gemeenschap? Draagt het bij aan een gevoel van identiteit of collectieve herinnering? Is het verbonden aan sociaal, spiritueel, religieus of politiek erfgoed? Gebruik de volgende vragen om het gesprek in je team op gang te brengen:
- Heeft dit object een bijzondere band met een specifieke groep in het hier en nu?
- Draagt het bij aan het verhaal van een gemeenschap of maatschappelijke beweging?
- Is het artistiek, vernieuwend of technisch bijzonder uitgevoerd?
- Is het een sleutelobject in de presentatie of betekenis van je collectie?
- Is het object bijzonder om zijn ontwerp, concept, uitvoering, vormgeving, techniek, creativiteit?
- Is het een representant van een bepaalde stijl, stroming, kunstenaar?
Economische waarde
Bedenk of er objecten in de collectie zijn die een economische waarde hebben voor het museum. Hiermee wordt niet de financiële waarde bedoeld, maar de mate waarin een object of collectie bijdraagt aan het genereren van inkomsten voor de organisatie, de gemeente of de regio. Gebruik de volgende vragen om het gesprek in je team op gang te brengen:
- Levert gebruik van het object extra inkomsten voor de organisatie op?
- Genereert het gebruik van het object indirect inkomsten voor de wijk, gemeente, regio of het land?
- Is het object beeldbepalend voor de instelling?
- Trekt het extra bezoekers?
Stap 2. Beoordeel objecten op haalbaarheid
Nu er een lijst van prioriteiten is gemaakt is het belangrijk om de haalbaarheid van extra bescherming of evacuatie te bepalen. Schat per type dreiging in wat dat betekent voor de geselecteerde objecten. Zijn ze extra kwetsbaar, goed bereikbaar, en is verplaatsing haalbaar? Het is hierbij belangrijk om praktisch te blijven denken. Ook al is een object zeer waardevol, als er te weinig mensen aanwezig zijn om het veilig te verplaatsen, of het verplaatsen zeer risicovol is, of als het verhoudingsgewijs zeer veel tijd kost om het te verplaatsen, kan het verstandiger zijn om te besluiten dit object niet op de lijst te plaatsen. Gebruik de volgende vragen om het gesprek in je team op gang te brengen:
Dreigingen
Denk aan: Maatschappelijke spanningen en sabotage, stroomuitval, wateroverlast en brand.
- Zijn er objecten op de prioriteitenlijst met een thema dat maatschappelijk gezien gevoelig ligt?
- Zijn er objecten op de prioriteitenlijst die afhankelijk zijn van klimaatsystemen of digitale toegang/veiligheid?
- Zijn er objecten op de prioriteitenlijst die in de kelder of op de vloer staan?
Fysiek kwetsbaar
Denk aan: papier, hout, textiel, gemengde materialen, kwetsbare opstelling.
- Zijn er objecten op de prioriteitenlijst die extra gevoelig zijn voor bijvoorbeeld water, hitte, rook, vuur, licht, of beweging?
Bereikbaarheid bij incident
Denk aan: hoogte (boven/beneden), afgesloten vitrines, moeilijk bereikbare ruimtes, inpandige ligging.
- Kun je bij de objecten die op de prioriteitenlijst staan als het erop aankomt?
Verplaatsbaarheid
Denk aan: gewicht, formaat, bevestiging, verpakking. Is er hulpmateriaal aanwezig zoals karren en kisten?
- Zijn de objecten op de prioriteitenlijst eenvoudig, veilig en snel te verplaatsen?
Personele of logistieke haalbaarheid
Denk aan: aanwezigheid, personeel, bevoegdheden, training, samenwerking.
- Zijn er voldoende mensen beschikbaar om de objecten op de prioriteitenlijst te redden, en weten zij wat ze moeten doen?
Stap 3. Maak het werkbaar in de praktijk
Op de lijst staat meer informatie dan alleen namen of titels van objecten. Ook mensen die het gebouw of de collectie minder goed kennen, moeten ze kunnen vinden. Bespreek de lijst met collega’s die niet bij dit proces betrokken waren. De prioriteitenlijst kan ook worden besproken met de hulpdiensten. Let er wel op dat bepaalde informatie (te gebruiken gereedschappen en de beste ‘ontsnappingsroute’) niet voor iedereen toegankelijk is. Houd er rekening mee dat de informatie actueel moet blijven; denk aan veranderingen in de opstelling, nieuwe aankopen en tijdelijke bruiklenen.
Koppel aan elk object op de lijst
- Locatie (zaal, depot, vitrine), plattegrond
- Afbeelding
- Afmeting
- Te gebruiken gereedschap nodig bij verplaatsing
- Middelen voor bescherming/verplaatsing (hoezen, dekens, krat)
- Interne evacuatieplek of tijdelijke opslagruimte
- Verantwoordelijk persoon/ eigenaar / bruikleengever
Bespreek de lijst waar mogelijk met
- BHV, depotbeheer, beveiliging
- Hulpdiensten (brandweer, politie)
- Facilitaire diensten en eventueel externe partners
Actualisatie van de prioriteitenlijst
- Zorg dat de lijst beschikbaar is bij degenen die hier verantwoordelijk voor zijn.
- Zorg dat de lijst actueel blijft.
- Zorg dat in het collectieregistratiesysteem wordt vermeld welke objecten in de prioriteitenlijst staan.
- Zorg dat belangrijke informatie aan de medewerkers wordt verstrekt.
- Oefen elk jaar met de belanghebbenden enkele scenario’s.
- Belangrijke afwegingen kunnen opgenomen worden in je CHV-plan of BHV-afspraken.
Aandachtspunten
Houd bij gebruik van de lijst rekening met deze punten:
- Een prioriteitenlijst helpt bij het maken van keuzes tijdens een calamiteit. Maar: het is geen vaste volgorde of verplichting. Elke situatie is anders en vraagt om een inschatting ter plekke door middel van een triage (een snelle scheiding van voorwerpen op basis van noodzaak en urgentie van behandeling).
- Evacuatie is niet altijd de beste keuze. In sommige situaties is het veiliger om objecten niet te verplaatsen, bijvoorbeeld bij rookontwikkeling of instortingsgevaar.
- Interne verplaatsing is vaak veiliger dan naar buiten. Denk aan een hogere verdieping bij wateroverlast, of een afgesloten ruimte bij onrust.
- Verplaatsing kan schade veroorzaken. Bij trillingen, hitte of rook kan hanteren juist extra risico’s geven. Rookschade bij textiel of papier kan erger worden als je het object verplaatst.
- Weeg veiligheid af tegen bereikbaarheid. Kostbare objecten worden soms bewust moeilijk bereikbaar opgesteld. Dat kan in noodsituaties een extra uitdaging vormen, dus bespreek deze afweging bij voorkeur vooraf met betrokkenen.
- Zorg voor duidelijke rollen. Bepaal vooraf wie mag beslissen over verplaatsing, en wie de collectie mag hanteren. Houd rekening met training en bevoegdheden.